Delovni paket 1: Projektni management in koordinacija

Učinkovit management je ključnega pomena za uspešnost izvedbe projekta. Notranjski regijski park ima izkušnje z managementom  LIFE projektov in drugih evropskih projektov.  Seznanjeni smo s strogimi pravili finančno-administrativnega managementa in odgovornostjo za izvedbo projektnih del. Manager projekta je zadolžen za nudenje podpore in nadzor nad izvajanjem aktivnosti vseh partnerjev ter koordinacijo skupnih aktivnosti. Ima pregled nad financami in časovnim izvajanjem projektnih aktivnosti ter nad vso projektno dokumentacijo. Za koordinacijo in izvajanje projektnih aktivnosti posameznega partnerja so zadolženi koordinatorji projekta.

Status: Naloga se izvaja

Rezultati:  

• Podpisane partnerske pogodbe,
• Podpisana pogodba z računovodskim servisom za vodenje stroškovnih mest projekta,
• Podpisana sofinancerska pogodba z Ministrstvom za okolje in prostor,
• Udeležba na Welcome meetingu Evropske komisije 3. in 4. 10. 2023,
• MILESTONE: določeno osebje projektne ekipe,
• DELIVERABLE: oddano Prvo poročilo o napredku dne 28. 2. 2025,
• Redna komunikacija nejasnosti in sprememb prek Monitoring Helpdesk.

Na začetku projekta bomo pripravili detajlni procesni načrt, v katerem bo vsaka projektna akcija podrobneje opredeljena s specifičnimi nalogami. Za vsako posamezno nalogo bomo določili časovni okvir in odgovornega člana projektne skupine. Procesni načrt bomo redno posodabljali.

Status: Naloga se izvaja

Rezultati:  

• Pripravljen procesni načrt, ki se enkrat mesečno posodablja,
• Letno načrtovanje finančnega toka in predvidenih aktivnosti za naslednje leto,
• Utečen način tromesečnega poročanja o izvedenih nalogah s strani partnerjev vodilnemu partnerju,
• Utečen način poročanja s strani vodje projekta direktorju Notranjskega parka.

Vsak član projektne skupine je odgovoren za ažurno vodenje arhiva aktivnosti in nalog, za katere je zadolžen, in redno izpolnjevanje časovnic. Slednje pregleduje in podpisuje vodja ali koordinatorji projekta mesečno. Posebno pozornost bomo namenjali finančni dokumentaciji.

Status: Naloga se izvaja

Rezultati: 

• Pridobljeno potrdilo FURSa za opravljanje neobdavčljive dejavnosti,
• Redno beleženje delovnega časa po delovnih paketih in podpisovanje mesečnih prisotnosti pri vseh zaposlenih,
• Beleženje vseh stroškov, upravičenih na projektu LIFE TRSCA v enotni tabeli,
• Beleženje plač vseh članov ekipe v enotni tabeli - priprava letnih kalkulacij plač zaposlenih na projektu,
• Vzpostavljeno redno tromesečno poročanje financ vseh partnerjev vodilnemu partnerju,
• V četrtek, 14. marca, in petek, 15. marca 2024, je v Notranjskem regijskem parku potekal prvi obisk zunanjega nadzornika projekta LIFE TRŠCA, dr. Mitje Kaligariča. V sklopu srečanja je bil pregledan napredek po posameznih akcijah projekta ter obrazložitve, ki so povezane z upravljanjem in finančnim vidikom projekta. Opravljen je bil tudi terenski ogled,
• Novembra 2024 smo poročali o izvedenem delu zunanjemu nadzorniku projekta,
• Novembra 2025 smo poročali o izvedenem delu zunanjemu nadzorniku projekta,
• 15. in 16. aprila 2026, je v Notranjskem regijskem parku potekal drugi redni obisk zunanjega nadzornika projekta LIFE TRŠCA, dr. Mitje Kaligariča. V sklopu srečanja je bil pregledan napredek po posameznih akcijah projekta ter obrazložitve, ki so povezane z upravljanjem in finančnim vidikom projekta. Opravljen je bil tudi terenski ogled.

Da bi zagotovili nemoteno izvajanje projektnih nalog in uresničevanje projektnih ciljev bomo  ves čas trajanja projekta organizirali redna srečanja zaposlenih. Ustanovili bomo usmerjevalno tehnični odbor, ki ga bodo sestavljali predstavniki vseh projektnih partnerjev.

Status: Naloga se izvaja

Rezultati: Vzpostavili smo redne partnerske sestanke, kjer pregledamo izvedeno delo in se dogovorimo, kaj je potrebno narediti v prihodnje.

Opravljeni sestanki:

• 2023.09.22._Kick-off sestanek_01
• 2023.10.26._Koordinacijski sestanek_02-video
• 2024.02.15._Koordinacijski sestanek_03
• 2024.06.20._Koordinacijski sestanek_04-video
• 2024.11.07._Koordinacijski sestanek_05
• 2025.04.07._Koordinacijski sestanek_06
• 2025.07.02._Koordinacijski sestanek UL BF_07
• 2025.07.07._Koordinacijski sestanek ZRSVN_08
• 2025.07.21._Koordinacijski sestanek IZRK_09
• 2025.07.23._Koordinacijski sestanek DOPPS_10
• 2025.10.07_Koordinacijski sestanek_11
• 2026.01.28._Koordinacijski sestanek DOPPS_12
• 2026.03.04._Koordinacijski sestanek_13
• 2026.08.07._Koordinacijski sestanek UL BF_14